Thg 5 23, 2022

Ánh xạ luồng giá trị (VSM) là gì?

#VSM #CustomerValue

Khi bạn tổ chức một tủ quần áo lộn xộn, bước chính là loại bỏ mọi thứ từ không gian. Đặt mọi thứ cho bạn cảm giác cao hơn về những gì bạn có, giúp tổ chức lại dễ dàng hơn.

Cải tiến công việc tương tự trong đó, nó khó lưu ý sự thiếu hiệu quả mà không lan truyền mọi thứ đi trước mặt bạn. Làm điều này cùng với quy trình làm việc của bạn có thể tiết lộ các vấn đề mà bạn đã không nhận thấy trước khi mà LỚN, nơi ánh xạ luồng giá trị có ích.

Ánh xạ luồng giá trị là gì?

Ánh xạ luồng giá trị có thể là một phương pháp sơ đồ sẽ không thể minh họa và phân tích một quy trình sản xuất. VSM có thể là một thành phần chính trong quản lý dự án nạc, một phương pháp nhanh nhẹn làm tăng giá trị của khách hàng bằng cách loại bỏ chất thải khỏi từng giai đoạn dự án.

Ánh xạ luồng giá trị (VSM) bao gồm bốn bước cơ bản:

Bản đồ quy trình hiện tại
Tìm và loại bỏ chất thải
Bản đồ được cải thiện, quá trình trong tương lai
Thực hiện quá trình trong tương lai

Bạn có thể nhận thấy phòng để cải thiện các khu vực của bản đồ luồng giá trị của bạn, chẳng hạn như:

Quy trình công nghệ
Thời gian dẫn và xử lý
Độ tin cậy của thiết bị
Nguyên liệu/hàng tồn kho

Khi bạn tìm thấy chất thải trong dòng sản xuất của mình, như sản xuất quá mức, quản lý sai hoặc khiếm khuyết dự án, sau đó bạn sẽ có thể quản lý các tắc nghẽn này để quá trình của bạn chảy trơn tru.

Khi nào bạn phải sử dụng ánh xạ luồng giá trị?

Ánh xạ luồng giá trị có thể dẫn đến những cải tiến đáng kể trong mô hình kinh doanh của bạn. Nhưng bạn không nên đầu tư thời gian và tài nguyên vào VSM nếu nó không phù hợp với nhu cầu của bạn. Dưới đây là các tình huống một khi bạn nên sử dụng ánh xạ giá trị:

Để cải thiện quy trình làm việc từ đầu đến cuối
Để xác định hàng tồn kho được lắp ráp trong một quá trình cực kỳ
Để tìm cơ hội tối ưu hóa quá trình
Để tìm hiểu sự phức tạp vốn có của một quá trình
Để hiểu các hệ thống CNTT được sử dụng trong một quy trình
Để đánh giá hiệu quả của các kênh dịch vụ khách hàng
Để hiển thị trực quan sức khỏe của các quy trình của bạn
Để xem xét chiến lược các quy trình của bạn

Tạo một bản đồ dòng giá cung cấp cái nhìn sâu sắc về nhiều khía cạnh của một quá trình mảnh. Tuy nhiên, một bản đồ đáng giá có thể không hữu ích nếu bạn đang cố gắng làm sáng tỏ một cuộc tranh cãi không có thông tin, sản phẩm hoặc luồng thời gian liên quan.

Cách tạo bản đồ luồng giá trị

Ánh xạ luồng giá trị có bốn bước cơ bản, nhưng bạn sẽ cảm thấy chuẩn bị nhiều hơn nếu bạn mở rộng phương thức thành chín bước. Năm bước chính trong quy hoạch dự án mục tiêu của VSM. Có một kế hoạch dự án làm tăng những hiểu biết của bạn và sẽ dẫn đến cải thiện quy trình tốt hơn. Sau đó, bạn sẽ bắt đầu bốn bước cơ bản của VSM với tất cả các ngữ cảnh bạn muốn.

1. Xác định vấn đề

Ánh xạ luồng giá trị là một phần quan trọng của việc bảo trì quy trình công việc thường xuyên, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để làm sáng tỏ một nhóm hoặc vấn đề khách hàng mà bạn đã thức dậy. Ví dụ, bạn sẽ nhận thấy rằng nhu cầu của khách hàng của bạn vượt quá số lượng cổ phiếu hàng tồn kho bạn có sẵn. Khi bạn nhận thấy một vấn đề nhưng không biết nguyên nhân, bạn sẽ chia sẻ vấn đề cùng với nhóm của mình và sử dụng VSM để tìm kiếm các giải pháp.

Mẹo: Trong giai đoạn ban đầu này, động não và hỏi các yêu cầu xác định cả sự thiếu hiệu quả bên trong và bên ngoài. Đặt bản thân trong vị trí của khách hàng và các thành viên trong nhóm của bạn để bạn tìm thấy điểm đau.

2. Chọn nhóm của bạn

Bạn sẽ cần một nhóm quyết tâm và tập trung để hỗ trợ bạn ánh xạ luồng giá trị, phân tích chặt chẽ và thực hiện quy trình sản xuất được cải thiện của bạn. Một nhóm thành viên đa chức năng từ các bộ phận bán hàng, hoạt động, dịch vụ khách hàng và phong cách sẽ cung cấp cho bạn những tài năng và quan điểm mà bạn muốn tối ưu hóa thời gian xử lý và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đặt cược vào vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết, bạn sẽ không cần đại diện từ tất cả các nhóm đó. Chọn một cách khôn ngoan để hình thành nhóm VSM của bạn hiệu quả nhất có thể.

Mẹo: Sử dụng cả giám đốc điều hành và người trong việc hỗ trợ vai trò trong nhóm VSM của bạn để mở rộng khả năng hiển thị vào các vấn đề nội bộ. Mời các nhà cung cấp hoặc các bên liên quan khác gắn nhóm của bạn nếu bạn muốn quan điểm của người ngoài cuộc.

3. Xác định phạm vi dự án

Bài tập ánh xạ luồng giá trị của bạn có thể là một dự án của riêng nó, điều này ngụ ý bạn sẽ phải xác định phạm vi của mình. Nếu bạn không xác định phạm vi dự án của mình, bạn đã giành chiến thắng biết cách mà nhiều quy trình làm việc của bạn để lập bản đồ. Thiếu phạm vi xác định cũng làm cho việc phát hiện và loại bỏ chất thải trở nên khó khăn hơn.

Mẹo: Chỉ sử dụng VSM cho một sản phẩm tại một thời điểm. Quyết định có ánh xạ vòng đời hàng hóa toàn bộ hoặc các bước quy trình cụ thể mục tiêu. Nếu bạn sản xuất một gói phần mềm, bạn sẽ có thể ánh xạ phương thức từ yêu cầu tính năng ban đầu đến giao hàng của khách hàng. Bỏ qua các bước có điều kiện sẽ xảy ra khi khách hàng nhận được hàng hóa.

4. Ánh xạ luồng giá trị của bạn

Bây giờ bạn đã phạm vi VSM của mình, bạn sẽ bắt đầu bản đồ của mình. Sử dụng các ký hiệu luồng giá trị (được giải thích bên dưới) để chỉ ra cách thông tin chảy giữa các hoạt động công việc của bạn. Nếu bạn ánh xạ ra toàn bộ quy trình sản xuất của mình, bản đồ của bạn sẽ tạo ra một vòng tròn. Giai đoạn cuối cùng của quá trình lắp ráp sẽ quay trở lại bước quy trình ban đầu.

Mẹo: Nếu bạn không chắc chắn nơi bắt đầu bản đồ luồng giá trị của mình, hãy bắt đầu với thành viên nhóm chịu trách nhiệm phê duyệt các yêu cầu giữa khách hàng và nhà cung cấp. Bạn cũng có thể trực quan hóa bản đồ của mình trong ba phần. Dành một phần cao nhất trong bản đồ của bạn cho luồng thông tin, phần trung tâm cho luồng sản phẩm và do đó phần dưới cùng với luồng thời gian.

5. Thêm dữ liệu dự án

Khi bạn đã có một minh họa về luồng giá trị của mình, hãy thêm các số liệu có liên quan để tạo ra những hiểu biết chính xác quan trọng nhất từ bài tập này. Mặc dù bản đồ một mình có thể tạo điều kiện cho bạn trực quan hóa một số thứ nhất định, như quy trình sản xuất hoặc phát triển phần mềm của công ty bạn, bạn sẽ phải ghép hình ảnh với các hộp dữ liệu để kiểm tra những thứ như thời gian, số lượng và chất lượng giữa tất cả các bước phương thức.

Điểm dữ liệu bạn sẽ nâng cao bản đồ của mình bao gồm:

Số lượng hàng tồn kho được tổ chức cho mỗi bước
Thời gian chu kỳ trên mỗi đơn vị
Thời gian chuyển giao
Số lượng thành viên trong nhóm cần thực hiện từng bước
Số lượng sản phẩm bị loại bỏ
Số lượng sản phẩm trong mỗi lô xử lý
Thời gian TAKT (tỷ lệ cần thiết để cung cấp sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng)

Mẹo: Thông tin bạn đưa vào bản đồ của bạn sẽ thay đổi về ngành của bạn, phương pháp bạn lập bản đồ và những vấn đề bạn hy vọng sẽ giải quyết. Hầu hết dữ liệu sẽ nằm trong ba loại sau:

Văn phòng hoặc dữ liệu hỗ trợ
Dữ liệu sản xuất hoặc mua sắm
Nhà cung cấp hoặc dữ liệu xử lý bên ngoài

6. Tạo dòng thời gian

Một dòng thời gian rõ ràng là rất quan trọng đối với bất kỳ quy trình sản xuất nào và sự chậm trễ có thể loại bỏ toàn bộ quy trình làm việc của bạn. Bạn sẽ dành phần ba mặt dưới của bản đồ luồng giá trị của bạn cho luồng thời gian sử dụng thang thời gian, có hai nấc thang trong khoảng thời gian và thời gian chu kỳ. Thang này sẽ cung cấp cho bạn một cảm giác mạnh mẽ hơn về việc khoảng thời gian và thời gian chu kỳ của bạn có vội vàng hay không.

Thời gian dẫn đầu là tổng thời gian để nhóm của bạn hoàn thành một nhiệm vụ, bắt đầu khi một nhiệm vụ lần đầu tiên nhập vào quy trình làm việc của bạn. Khoảng thời gian bao gồm tất cả các quy trình hoạt động dẫn đến giai đoạn sản xuất cụ thể.
Thời gian chu kỳ đó là một phần của tổng thời gian của bạn khi bạn thực sự hoàn thành một nhiệm vụ. Điều này thường được gọi là thời gian giá trị gia tăng.

Tính khoảng thời gian bằng cách sử dụng kho của hàng tồn kho có sẵn trước mỗi bước quy trình và chia nó cho nhu cầu của khách hàng đối với hàng hóa. Chẳng hạn, hãy tưởng tượng bạn có sẵn bốn sản phẩm của mình trước khi tham gia vào bước quy trình vận chuyển và do đó, nhu cầu của khách hàng đối với hàng hóa là 2 sản phẩm mỗi ngày, sau đó khoảng thời gian của bạn là 2 ngày.

Mẹo: Khoảng thời gian gắn chặt với quản lý hàng tồn kho và sự hài lòng của khách hàng. Nếu khoảng thời gian của bạn quá dài, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc dự đoán khi nào sẽ bổ sung hàng tồn kho của mình. Bản đồ luồng giá trị của bạn có thể tạo điều kiện cho bạn tối ưu hóa thời gian khách hàng tiềm năng trước khi bạn phát hiện ra bản thân sau khi phân phối sản phẩm.

7. Phân tích bản đồ hiện tại của bạn

Khi bạn xây dựng bản đồ trạng thái dòng chảy hiện tại của mình, bạn có thể sẽ thông báo các khu vực yêu cầu tối ưu hóa. Để hoàn thành bản đồ luồng giá trị của bạn, hãy điền vào dữ liệu dự án để hình thành các khu vực chất thải rõ ràng hơn.

Tuy nhiên, liệu các khu vực chất thải có vẻ rõ ràng hay không, bạn vẫn phải đặt thời gian tập trung sang một bên để phân tích bản đồ. Các lĩnh vực chất thải trong quản lý nạc bao gồm:

Sản xuất quá mức (các tính năng không cần thiết)
Hàng tồn kho (tồn đọng sai)
Chuyển động (chuyển đổi nhiệm vụ)
Khiếm khuyết (nợ kỹ thuật)
Xử lý quá mức (các công cụ đắt tiền)
Đang chờ đợi
Vận chuyển
Các đội phân mảnh

Mẹo: đơn giản nhất nhờ phân tích bản đồ của bạn là bằng cách thực hiện các vụ nổ kaizen trên bất kỳ lĩnh vực chất thải nào mà bạn đã xác định. Từ kaizen xuất phát từ hai từ tiếng Nhật: kai, có nghĩa là cải tiến và zen, có nghĩa là tốt. Kết hợp lại, 2 từ tạo ra ý nghĩ cải tiến liên tục. Bạn sẽ sử dụng các vụ nổ kaizen để có được ý tưởng gia tăng giá trị cho bản đồ luồng giá trị trạng thái dài hạn.

8. Thiết kế bản đồ mới của bạn

Bây giờ bạn có thể vẽ bản đồ luồng giá trị trạng thái tương lai của bạn. Bản đồ này sẽ trông gần giống như bản đồ hiện tại của bạn, nhưng bao gồm các yếu tố của kaizen cho các khu vực cần cải thiện. Bạn sẽ sử dụng phần mềm Kanban để thực hiện một tài nguyên kéo hoặc kéo chỉ khi yêu cầu họ yêu cầu và cải thiện luồng kiến thức của bạn.

Các biểu tượng cụ thể mà bạn tăng cường bản đồ trạng thái tương lai của bạn sẽ thay đổi trên quy trình của bạn. Xem Bản đồ biểu tượng VSM bên dưới để biết các biểu diễn trực quan sau:

Siêu thị: Đại diện cho một điểm chứng khoán Kanban nơi khách hàng có thể nhận được hàng tồn kho mà họ có ngay vì nhà cung cấp bổ sung nó.
Sản xuất Kanban: Chỉ ra sự cần thiết cho sản phẩm để cung cấp các bộ phận cho một quy trình hạ nguồn.
Kanban rút tài liệu: Hướng dẫn một nhà điều hành để điều khiển các bộ phận từ siêu thị đến một quá trình.
Tín hiệu Kanban: Được sử dụng khi mức tồn kho trong một siêu thị thấp và tín hiệu sản xuất một số lượng các bộ phận cụ thể.
Kanban Post: Cho biết vị trí để thu thập tín hiệu Kanban, thường nằm gần siêu thị.
Kéo vật chất: Đại diện cho việc loại bỏ hàng tồn kho được lưu trữ khỏi siêu thị.
Trình diễn giải trình tự: Loại bỏ sự cần thiết cho việc lưu trữ siêu thị hàng tồn kho giữa các quy trình bằng cách hướng dẫn một nhóm cụ thể cung cấp một đơn đặt hàng tùy chỉnh.

Mẹo: Sử dụng bản đồ biểu tượng luồng Worth bên dưới để xác định mỗi biểu tượng cảm thấy như thế nào và đặt chúng trong bản đồ trạng thái tương lai của bạn cho phù hợp. Mặc dù mục tiêu của bản đồ trạng thái tương lai của bạn là đơn giản hóa luồng vật chất, đừng lo lắng nếu bản đồ trạng thái tương lai của bạn trông đông đúc hơn bản đồ trạng thái hiện tại của bạn nhờ các biểu tượng mà bạn đã thêm.

9. Thực hiện bản đồ mới của bạn

Bước cuối cùng trong quy trình VSM là thực hiện các giải pháp từ bản đồ trạng thái tương lai của bạn vào quy trình làm việc của bạn. Đây thường là nơi bạn sẽ thấy phân tích bản đồ của bạn được đền đáp.

Giống như tổ chức một tủ quần áo, cảm giác hỗn loạn khi sắp xếp thông qua sự lộn xộn, nhưng mục đích của dự án trở nên rõ ràng một khi bạn cảm thấy thuận tiện khi sử dụng không gian chức năng mới của bạn. Mặc dù xác định chất thải và tìm kiếm các giải pháp gầy hơn là một thách thức, sản phẩm cuối cùng có thể là một quy trình làm việc hiệu quả hơn và khách hàng hạnh phúc hơn.
Tạo quy trình công việc hiệu quả với ánh xạ luồng giá trị
Nếu bạn đang phấn đấu để cải tiến liên tục, hãy duy trì các quy trình của bạn một cách thường xuyên như thể bạn đang ở nhà. Mặc dù VSM có thể cảm thấy tẻ nhạt, kết quả là một quy trình làm việc hiệu quả hơn với ít chất thải và thời gian dẫn ngắn hơn.