Mei 23, 2022

Ramani ya Mkondo wa Thamani ni nini (VSM)?

#VSM #CustomerValue

Unapopanga chumbani iliyojaa, hatua ya msingi ni kuondoa kila kitu kutoka kwa nafasi. Kuweka kila kitu nje hukupa hisia ya juu ya kile ulicho nacho, na kuifanya iwe rahisi kupanga upya.

Maboresho ya kazi ni sawa ndani yake ni ngumu kutambua kutokuwa na ufanisi bila kueneza kila kitu kwenda mbele yako. Kufanya hivyo pamoja na utiririshaji wako kunaweza kuonyesha shida ambazo haukugundua hapo awali - ndipo ambapo ramani ya mkondo wa thamani inakuja vizuri.

Ramani ya mkondo wa thamani ni nini?

Ramani ya mkondo wa thamani inaweza kuwa njia ya mtiririko wa kuonyesha na kuchambua mchakato wa uzalishaji. VSM inaweza kuwa sehemu muhimu katika usimamizi wa mradi konda -njia ya agile ambayo huongeza thamani ya wateja kwa kuondoa taka kutoka kwa kila awamu ya mradi.

Ramani ya Mkondo wa Thamani (VSM) inajumuisha hatua nne za msingi:

Mchakato wa sasa wa ramani
Pata na uondoe taka
Ramani iliyoboreshwa, mchakato wa baadaye
Kutekeleza mchakato wa baadaye

Unaweza kugundua nafasi ya uboreshaji katika maeneo ya ramani yako ya mkondo wa thamani kama vile:

Mtiririko wa mchakato
Kuongoza na nyakati za usindikaji
Kuegemea kwa vifaa
Malighafi/hesabu

Unapopata taka katika mtiririko wako wa uzalishaji, kama uzalishaji wa kupita kiasi, usimamizi mbaya, au kasoro za mradi, utaweza kusimamia vifurushi hivi ili mchakato wako unapita vizuri.

Je! Ni lini lazima utumie ramani ya mkondo wa thamani?

Ramani ya mkondo wa thamani inaweza kusababisha maboresho makubwa katika mtindo wako wa biashara. Lakini haifai kuwekeza wakati na rasilimali kwenye VSM ikiwa haifai mahitaji yako. Hapa kuna hali mara tu unapaswa kutumia ramani ya thamani:

Ili kuboresha mchakato wa mwisho wa kazi
Ili kubaini hesabu zilizokusanyika katika mchakato mwingi
Ili kupata fursa za utaftaji wa mchakato
Kujifunza ugumu wa asili wa mchakato
Kuelewa mifumo ya IT iliyoajiriwa katika mchakato
Ili kutathmini ufanisi wa vituo vya huduma kwa wateja
Ili kuonyesha afya ya michakato yako
Kukagua kimkakati michakato yako

Kuunda ramani ya mkondo wa bei hutoa ufahamu juu ya nyanja nyingi za mchakato wa kipande. Walakini, ramani inayofaa inaweza kuwa haifai ikiwa unajaribu kufunua ubishani ambao hauna habari, bidhaa, au mtiririko wa wakati.

Jinsi ya kuunda ramani ya mkondo yenye thamani

Ramani ya mkondo wa thamani ina hatua nne za msingi, lakini utahisi umeandaliwa zaidi ikiwa utapanua njia hiyo katika hatua tisa. Hatua tano za msingi ndani ya mipango ya mradi wa VSM. Kuwa na mpango wa mradi huongeza ufahamu wako na itasababisha maboresho bora ya mchakato. Halafu, utaanza kwenye hatua nne za msingi za VSM na muktadha wote unaotaka.

1. Tambua jambo hilo

Ramani ya mkondo wa thamani ni sehemu muhimu ya matengenezo ya kawaida ya kazi, lakini utaweza pia kuitumia kufunua timu au shida ya mteja ambayo tayari umeamka. Kama mfano, utagundua kuwa mahitaji yako ya mteja ni juu ya idadi ya hisa za hesabu ambazo umepatikana. Mara tu ukigundua suala lakini haujui sababu, utashiriki shida pamoja na timu yako na utumie VSM kutafuta suluhisho.

Kidokezo: Wakati wa hatua hii ya kwanza, bonyeza na kuuliza maswali ili kubaini kutokuwa na ufanisi wa ndani na nje. Jiweke ndani ya nafasi ya mteja wako na washiriki wa timu yako ili utapata alama za maumivu.

2. Chagua timu yako

Utahitaji timu iliyodhamiriwa na iliyolenga kukusaidia ramani ya utiririshaji wa thamani, kuichambua kwa karibu, na kutekeleza mchakato wako wa uzalishaji ulioboreshwa. Timu ya kazi ya washiriki kutoka kwa mauzo, shughuli, huduma kwa wateja, na idara za mtindo zitakupa talanta na mitazamo ambayo ungependa kuongeza nyakati za mchakato na kukidhi mahitaji ya wateja. Kuweka juu ya jambo ambalo unajaribu kusuluhisha, hautahitaji wawakilishi kutoka kwa timu zote hizo. Chagua kwa busara kuunda timu yako ya VSM vizuri iwezekanavyo.

Kidokezo: Kuajiri watendaji na watu katika kusaidia majukumu kwenye timu yako ya VSM kupanua mwonekano katika maswala ya ndani. Waalike wauzaji au wadau wengine kushikamana na kikundi chako ikiwa ungependa maoni ya mgeni.

3. Fafanua wigo wa mradi

Zoezi lako la uchoraji wa ramani linaweza kuwa mradi wake mwenyewe, ambayo inamaanisha itabidi ufafanue wigo wako. Ikiwa hautafafanua wigo wako wa mradi, hautajua njia nyingi za michakato yako ya kazi ya ramani. Ukosefu wa wigo uliofafanuliwa pia hufanya iwe vigumu kuona na kuondoa taka za taka.

Kidokezo: Tumia VSM tu kwa bidhaa moja kwa wakati mmoja. Amua kama ramani ya mzunguko wa maisha ya bidhaa kwa ukamilifu au unalenga hatua maalum za mchakato. Ikiwa unazalisha kifurushi cha programu, utaweza kuchora njia hiyo kutoka kwa ombi la kipengele cha kwanza hadi utoaji wa wateja. Ondoa hatua za masharti ambazo zitatokea mara tu mteja atakapopokea bidhaa.

4. Ramani mkondo wako wa thamani

Sasa kwa kuwa umepiga VSM yako, utaanza ramani yako. Tumia alama za mkondo wa thamani (imeelezewa hapa chini) kuashiria jinsi habari inapita kati ya shughuli zako za kazi. Ikiwa unaandaa mchakato wako wote wa uzalishaji, ramani yako itaunda mduara. Hatua ya mwisho ya mchakato wa kusanyiko inapaswa kuzunguka nyuma kwa hatua ya mchakato wa awali.

Kidokezo: Ikiwa hauna uhakika wa kuanza ramani yako ya mkondo wa thamani, anza na mwanachama wa timu anayehusika na idhini ya ombi kati ya mteja na muuzaji. Utaweza pia kuibua ramani yako katika sehemu tatu. Toa sehemu ya juu zaidi ya ramani yako kwa mtiririko wa habari, sehemu ya katikati kwa mtiririko wa bidhaa, na kwa hivyo sehemu ya chini ya mtiririko wa wakati.

5. Ongeza data ya mradi

Mara tu unapopata mfano wa mkondo wako wa thamani, ongeza metriki zinazofaa ili kushawishi ufahamu sahihi kabisa kutoka kwa zoezi hili. Wakati ramani pekee inaweza kuwezesha kuibua vitu vyako, kama mchakato wa utengenezaji wa kampuni yako au maendeleo ya programu, lazima utafunika picha na sanduku za data ili kuangalia vitu kama wakati, wingi, na ubora kati ya hatua zote za njia.

Vidokezo vya data utainua ramani yako ni pamoja na:

Kiasi cha hesabu iliyofanyika kwa kila hatua
Wakati wa mzunguko kwa kila kitengo
Wakati wa kuhamisha
Idadi ya wanachama wa timu walihitaji kufanya kila hatua
Idadi ya bidhaa zilizopigwa
Idadi ya bidhaa katika kila kundi la usindikaji
Wakati wa TAKT (kiwango kinachohitajika kutoa bidhaa ili kutimiza mahitaji ya wateja)

Kidokezo: Habari unayojumuisha kwenye ramani yako itatofautiana kutazama tasnia yako, njia unayopanga, na ni shida gani unatarajia kutatua. Takwimu nyingi zitaanguka ndani ya aina hizi tatu:

Ofisi au data ya msaada
Utengenezaji au data ya duka
Mtoaji au data ya usindikaji wa nje

6. Unda ratiba ya wakati

Mda wa wazi ni muhimu kwa mchakato wowote wa uzalishaji, na ucheleweshaji unaweza kutupa mtiririko wako wote. Utatoa sehemu ya tatu ya ramani yako ya mkondo wa thamani kwa wakati wa mtiririko wa kutumia ngazi ya wakati, ambayo ina milio miwili kwa muda wa muda na wakati wa mzunguko. Ngazi hii itakupa hisia kali zaidi ya ikiwa muda wako na wakati wako wa mzunguko ni haraka haraka.

Wakati wa Kuongoza Je! Hiyo ni wakati wote inachukua kwa timu yako kukamilisha kazi, kuanzia wakati kazi inapoingia kwanza. Muda ni pamoja na michakato yote ya kiutendaji inayoongoza hadi hatua fulani ya uzalishaji.
Wakati wa mzunguko Je! Hiyo ni sehemu ya muda wako wa muda wakati unakamilisha kazi. Hii mara nyingi huitwa wakati ulioongezwa kwa thamani.

Kuhesabu muda wa muda kwa kuchukua hesabu inayopatikana kabla ya kila hatua ya mchakato na kuigawa kwa mahitaji ya wateja kwa bidhaa. Kwa mfano, fikiria Youif unayo bidhaa zako nne zinazopatikana kabla ya kuingia kwenye hatua ya mchakato wa usafirishaji na kwa hivyo mahitaji ya wateja kwa bidhaa ni bidhaa 2 kwa siku, basi muda wako ni siku 2.

Kidokezo: Muda umefungwa kwa karibu na usimamizi wa hesabu na kuridhika kwa wateja. Ikiwa muda wako wa muda ni mrefu sana, utakuwa na shida kutabiri wakati wa kujaza hesabu yako. Ramani yako ya mkondo wa thamani inaweza kuwezesha nyakati zako za kuongoza kabla ya kujigundua nyuma kwenye utoaji wa bidhaa.

7. Chambua ramani yako ya sasa

Unapounda ramani yako ya hali ya mtiririko wa sasa, utagundua maeneo ambayo yanahitaji kuongeza. Kukamilisha ramani yako ya mkondo wa thamani, jaza na data ya mradi kuunda maeneo ya taka inayoonekana zaidi.

Walakini ikiwa maeneo ya taka yanaonekana dhahiri, lazima bado uweke wakati ulioelekezwa kando kwa uchambuzi wa ramani. Sehemu za taka katika usimamizi wa konda ni pamoja na:

Uzalishaji (huduma zisizo za lazima)
Hesabu (backlog isiyo na maana)
Mwendo (kubadili kazi)
Kasoro (deni la kiufundi)
Usindikaji zaidi (zana za gharama kubwa)
Kusubiri
Usafiri
Timu zilizogawanyika

Kidokezo: Shukrani rahisi zaidi kuchambua ramani yako ni kwa kufanya kupasuka kwa Kaizen kwenye maeneo yoyote ya taka uliyotambua. Neno Kaizen linatokana na maneno mawili ya Kijapani: kai, maana ya uboreshaji, na zen, inamaanisha nzuri. Imechanganywa, maneno 2 huunda wazo la uboreshaji endelevu. Utatumia kupasuka kwa Kaizen kupata maoni ya kuongeza thamani kwa ramani ya hali ya juu ya hali ya juu.

8. Buni ramani yako mpya

Sasa una uwezo wa kuchora ramani yako ya mkondo wa hali ya baadaye. Ramani hii itaonekana kama ramani yako ya sasa, lakini ni pamoja na mambo ya Kaizen kwa maeneo yanayohitaji uboreshaji. Utatumia programu ya Kanban kutekeleza kuvuta -au kuvuta rasilimali tu ikiwa mahitaji yanataka -na kuboresha mtiririko wako wa maarifa.

Alama maalum unazoongeza ramani yako ya hali ya baadaye itatofautiana kuangalia mchakato wako. Tazama ramani ya alama ya VSM hapa chini kwa uwakilishi wa kuona wa yafuatayo:

SUPERMALE: Inawakilisha sehemu ya hisa ya Kanban ambapo wateja wanaweza kupata hesabu waliyonayo hivi karibuni kwa sababu muuzaji anaijaza.
Uzalishaji Kanban: Inaonyesha umuhimu wa bidhaa kutoa sehemu kwa mchakato wa chini.
Uondoaji wa nyenzo Kanban: Inamwagiza mwendeshaji kuingiza sehemu kutoka kwa duka kubwa hadi mchakato.
Signal Kanban: Inatumika wakati viwango vya hesabu wakati wa duka ni chini, na ishara za utengenezaji wa idadi fulani ya sehemu.
Post ya Kanban: Inaonyesha eneo la kukusanya ishara za Kanban, kawaida ziko karibu na duka kubwa.
Kuvuta vifaa: Inawakilisha kuondolewa kwa hesabu iliyohifadhiwa kutoka kwa maduka makubwa.
Kuvuta kwa laini: Huondoa umuhimu wa uhifadhi wa maduka makubwa kati ya michakato kwa kuamuru timu maalum kusambaza agizo la kawaida.

Kidokezo: Tumia ramani ya alama ya mkondo chini ili kuamua kila ishara inahisi na kuziweka kwenye ramani yako ya hali ya baadaye ipasavyo. Wakati lengo la ramani yako ya hali ya baadaye ni kurahisisha mtiririko wa nyenzo, usijali ikiwa ramani yako ya hali ya baadaye inaonekana kuwa na watu wengi zaidi kuliko ramani yako ya hali ya shukrani kwa alama ambazo umeongeza.

9. Tumia ramani yako mpya

Hatua ya mwisho ndani ya mchakato wa VSM ni kutekeleza suluhisho kutoka kwa ramani yako ya hali ya baadaye kuwa mchakato wako wa kazi. Hii ni mara nyingi ambapo utaona uchambuzi wa ramani yako kulipwa.

Kama kuandaa chumbani, inahisi kuwa machafuko ya kutayarisha kwa njia ya ujanja, lakini kusudi la mradi huo kuwa wazi mara tu utakapohisi urahisi wa kutumia nafasi yako mpya ya kufanya kazi. Wakati kutambua taka na kupata suluhisho la konda ni changamoto, bidhaa ya mwisho inaweza kuwa wateja bora zaidi na wateja wenye furaha.
Unda utaftaji mzuri wa kazi na ramani ya mkondo wa thamani
Ikiwa unajitahidi kuboresha uboreshaji, endelea michakato yako mara kwa mara kana kwamba uko nyumbani. Wakati VSM inaweza kuhisi kuwa ngumu, matokeo yake ni kazi bora zaidi na taka kidogo na nyakati fupi za risasi.